Su empresa empieza a trabajar en el proyecto de sus sueños. El triunfo parece estar asegurado, pero si falla, reconquistar no será fácil.

Salas de datos virtuales se crean como respuesta a la necesidad de hacer acciones de M&A (fusión y adquisición), que son un tipo de operaciones cuando se pasa el derecho de comprar la corporación o una de sus partes. Esto requiere operar grandes cantidades de documentos y archivos, cosa que se hace más fácil de manejar en el espacio virtual. Para este fin se crearon las salas de datos virtuales.

Si se tenía sacar unas copias de los informes, se debía pedir acceso por escrito. Cuando no había la posibilidad de trabajar con los archivos requeridos online, los clientes y compradores potenciales necesitaban trasladarse hasta las oficinas de la empresa principal, que les posibilitaba el acceso a la información correcta. Lo que era aún más complicado de cumplir, era la privacidad, porque que los datos eran de fácil acceso. La incomodidad de este caso es clara: se tiene que enviar un representante de la empresa a otra localidad, hasta a un otro continente y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor tenía que alquilar un espacio para guardar los ficheros, ya que se trataba de montones de archivos. Es de extrema importancia vigilar que los archivos guardados no desaparezcan o lleguen a manos de unas terceras personas.

Una sala de datos virtual es una plataforma web cómodamente organizada, que da la posibilidad de cumplir con seguridad de alto nivel y que dispone de varios especialistas autorizados en el servicio de salas de datos. Las salas virtuales no ocupan espacio, ya que todos los archivos se almacenan en los servers del proveedor, es decir, en un es.datarooms.org espacio virtual. El acceso a una sala de datos permite el trabajo sincronizado con unas cuantas compañías compradoras, que multiplica el porcentaje de éxito en el mercado. Hoy en día esta manera de trabajar con la documentación ya se ha hecho cosa del pasado. Los documentos permanecen bien puestos según las categorias que se asignan. Como palabras clave en estas salas de datos virtuales, podemos diferenciar comodidad y seguridad. Salas de datos virtuales aparecieron como una solución perfecta a mayores demandas de las corporaciones.

Los dos andan muy unidos, ya que cuando se comienza el trabajo con una sala virtual, el derecho de acceso se proporciona sólo a los trabajadores autorizados, que se puede cambiar o redactar, página por página. Los mejores del sector deben proporcionaropciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al dinero, pero también en las opciones, la funcionalidad, acceso, organización. Y, claro, en toda hora puede contar con el soporte de un especialista para qualquier problema que puede aparecer. Se puede poner restricción por horas o IP, algunas empresas ofrecen incluso varios niveles de acceso, así que puede estar seguro de que sus datos no llegarán a parar en manos no peligrosas. El interfaz suele ser bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Si piensa de una sala de datos como algo difícil y muy profesional, puede relajarse, ya que este instrumento virtual se adapta a las demandas del que la posee.

De acuerdo con los informes de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se utilizan a menudo en las siguientes operaciones que requieren protección de la información confidencial:

  • análisis y presentación de los informes
  • creación de un archivo completo de informes
  • actividades de auditoría
  • acuerdos de M&A
  • selección y preparación de datos para los inversores
  • Está claro que puede seguir con una sala da datos tradicional, pero en el mundo moderno y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos descubrimientos tecnológicos que garantizan comodidad, seguridad, soluciones configuradas para los clientes y que facilitan de manera significante el manejo de datos y trabajo con los datos más importantes.